Cómo preparar a los subbeneficiarios del Título X para el éxito en las revisiones de materiales informativos y educativos

Los beneficiarios del Título X y las agencias subbeneficiarios deben tener un proceso de revisión y aprobación por un Comité Asesor de todos los materiales informativos y educativos creados o difundidos en el marco del proyecto, antes de distribuirlos. Los beneficiarios del Título X que tienen subbeneficiarios, deben elegir si les delegan o no la gestión del comité de materiales informativos y educativos y su revisión.

El Departamento de Salud y Servicios Humanos de Nuevo Hampshire (NH DHHS en inglés), un beneficiario del Título X con una red que abarca regiones suburbanas y rurales, delega esta responsabilidad. Este enfoque descentralizado permite que cada subbeneficiario del DHHS de NH asegure que sus materiales satisfagan las necesidades únicas de sus clientes.

Gestionar el proceso de información y educación puede ser una carga pesada para los subbeneficiarios, especialmente cuando deben equilibrar prioridades opuestas. Por eso, el DHHS de NH colaboró con su enlace con beneficiarios del RHNTC para ver cómo podían aliviar la carga de los subbeneficiarios y apoyarlos con el cumplimiento de las expectativas de información y educación. El DHHS de NH hizo lo siguiente:

• Encuestó a los subbeneficiarios para identificar las carencias y el apoyo que necesitaban. Los subbeneficiarios informaron dificultades para captar y retener a miembros para el comité de información y educación y dijeron que no tenían tiempo de personal para planificar, coordinar y facilitar la revisión de los materiales. 
• Ofreció tarjetas de regalo como incentivo. En respuesta a la encuesta, muchos subbeneficiarios solicitaron financiación adicional para los incentivos a miembros del comité de información y educación. El DHHS de NH dio este paso de apoyo al reclutamiento y la retención de los miembros del comité de información y educación.
• Revisó las expectativas de información y educación con cada subbeneficiario. El DHHS de NH aclaró los criterios de revisión de los materiales (por ejemplo, quién puede actuar como revisor) y destacó los puntos clave (como la importancia de los revisores que representan a la audiencia de destino) y las oportunidades de flexibilidad (por ejemplo, el grupo de revisores puede cambiar para diferentes materiales).
• Actualizó sus políticas y procedimientos de información y educación. El DHHS de NH hizo revisiones a fin de cumplir mejor las Expectativas del Título X y la Regla Final 2021, y de facilitarles a los subbeneficiarios la gestión de los procesos.
• Recursos compartidos de revisión de materiales informativos y educativos. Con las ayudas para el trabajo y las plantillas como las del kit de herramientas de revisión de materiales informativos y educativos del RHNTC (en inglés), los subbeneficiarios no tienen que empezar de cero.

Según el DHHS de NH, la participación de los subbeneficiarios en el repaso de los materiales informativos y educativos fue clave. Ese enfoque condujo a normas y procedimientos actualizados de información y educación que funcionan mejor para los subbeneficiarios y producen los resultados planeados: materiales apropiados para los clientes desde el punto de vista cultural y del idioma, inclusivos e informados sobre el trauma.

El personal del DHHS de NH seguirá supervisando estas actividades de los subbeneficiarios y considerará las oportunidades de mejor alineación con las expectativas de información y educación. 

Para ver un resumen del proceso de revisión y recursos relacionados, consulte el Kit de herramientas para el repaso de materiales informativos y educativos (en inglés) para agencias del Título X.